Asistente Recepcionista

Descripción de la vacante

• Operar el conmutador, haciendo y recibiendo llamadas telefónicas, conectando las mismas con las diferentes extensiones.
• Atender clientes y proveedores para brindarles la correcta atención y orientación requerida.
• Anotar en libros de control diario las llamadas efectuadas y recibidas por el personal y el tiempo empleado.
• Recibir y canalizar la correspondencia, mensajes y paquetería que ingresen en la empresa dando el seguimiento correspondiente
• Mantener el control de acceso a las instalaciones de la empresa.
• Verificar en sistema, correo y/o en papel la salidas de trabajo del personal de la empresa.
• Alimentar diariamente al sistema de asistencia por huella digital las salidas de trabajo, permisos y faltas
• Elaborar el registro de asistencia de todos los colaboradores de la empresa, incluyendo trabajadores de la construcción y practicantes
• Elaboración y control del rol de limpieza del comedor.
• Cumplir con las normas y procedimientos establecidos por la organización.
• Mantener en orden el equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Llevar el seguimiento y control de la agenda de la Dirección General, agendar los compromisos, juntas y proyectos.
• Apoyar en la logística de eventos, al interior y exterior.
• Organizar y controlar el archivo físico y digital de la Dirección General.
• Archivar todos los documentos generados por la Dirección General.
• Mantener actualizadas y resguardadas (respaldos) las bases de datos, así como los archivos de cómputo que se utilizan en la Dirección General.
• Elaborar Oficios y Memorandums, así como llevar el control y resguardo de los mismos.
• Solicitar cotizaciones y compras de su departamento al área de Recursos Materiales.
• Resguardar y controlar los expedientes de toda la empresa.

Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.